Uno a veces debe fluir con las circunstancias del día a día, pero nosotros debemos controlar la orientación: dónde queremos llegar. El tiempo ya no se puede recuperar. Lo pasado ya es tiempo gastado y es importante que nosotros controlemos como invertir nuestro tiempo futuro.
El tiempo es lo más valioso que uno tiene y administrarlo no es nada fácil
1. Planificar el año
Es importante definir qué se quiere llegar a hacer en el año. Esto da el rumbo a todas las actividades que se hagan. Después estas actividades se dividen a nuestro criterio: por periodos o a nuestra conveniencia (alcanzando submetas tal vez). Pueden ser del mismo o diferente espacio de tiempo. Las actividades deben tener un nombre descriptivo que nos ayude a recordarlas y entenderlas en todo momento.
2. Usar alguna técnica para clasificar las actividades.
Usando técnicas y métodos estructurados se aprovecha la experiencia de personas que se han dedicado a investigar. Eso es fundamental. Describo la técnica que ayuda mucho a ver el panorama general:
Definir lo urgente y lo que no es urgente.
Definir lo importante y lo que no es importante.
Parece muy fácil decirlo, pero es lo más importante y difícil en un inicio. Una pizarra o papel y lápiz ayuda a pensar, ver y clasificar mejor las actividades.
Urgente
No urgente
Importante
pagos por vencer de servicios <hacer>
Entrenamiento en herramientas de oficina <Visión>
No importante
actividades urgentes para otros <Interrupciones>
ver los datos del nuevo iphone <Escape>
Inicialmente puede que se destine todas las actividades a un sólo cuadrande; Si ocurre esto es un indicio de que es mejor comenzar de nuevo y reordenar todo.
Con este cuadro tendrás una idea clara para manejar y priorizar las actividades.
3. Definir la disponibilidad de tiempo por semana
Este es el tesoro, el recurso en tiempo:
¿qué cantidad de tiempo tienes a asignar?.
También hay muchas técnicas para esto. Después de afinar mucho mi manera de trabajar me esta funcionando Pomodoro Technique
En mi caso funcionó la asignación de 25 minutos productivos con 5 minutos de descanso. Luego de 3 periodos de tiempo tengo un descanzo largo de 15 minutos. Con muchas pruebas y errores pude llegar a afinar y de «cero» unidades de tiempo cumplidas por día a tener 6 como objetivo diario. Algunas veces he podido llegar a completar 9. Mi curva de eficiencia incrementó y estoy trabajando para incrementarla.
Para definir tus disponibilidad de tiempo debes agrupar los pomodoros en el día cuidando horas de comer, reuniones rutinarias, etc. Para que no tengan interrupciones.
4. Agendar el día
Ya se tiene los recursos en unidades de tiempo y la clasificación de actividades con una valoración a nuestro criterio.
Agendaremos las actividades según nuestra tabla de para priorizar (urgente, no urgente, importante y no importante) y ejecutar en las unidades de tiempo disponibles.
5. Minimizar tus interrupciones
Las clasifico como:
Iniciativa interna,
Son las que nuestra mente juega para convencernos de hacer otras cosas. Estas son las más peligrosas ya que es muy difícil decirles que no.
Tiene mucho que ver con la saturación y el cansancio mental. Pomodoro nos ayuda con sus descansos. Debemos complementar con una alimentación sana y actividades alternas (ya sean físicas o mentales) para que nuestra mente se concentre en lo que realmente nos ayudará a cumplir nuestros objetivos trazados.
Factores externos.
Los canales de comunicación que ahora tenemos son mucho más que antes y siempre los dejamos abiertos: llamadas telefónicas, redes sociales, mensajes de texto, y no deseados hacen que no se pueda terminar una tarea planeada específica.
Estos factores son en los que razonando y con algo de creatividad podemos manejarlas.
6. Controlar y medir
Usando herramientas de software esto es muchísimo más fácil. Tenemos muchas opciones de aplicaciones que nos ayudan manejar las unidades de tiempo, metas objetivos, descanzos, datos estadísticos, etc.
Los datos que recopilemos sobre nuestra actividades nos ayudará a ver lo que no percibimos.
Combinar los datos ordenados y mezclarlos con factores adicionales puede darnos mucho más información para encontrar soluciones para ser más eficientes. Invertir tiempo para analizar, evaluar nuestro comportamiento, pensar y poder proponer posibles mejoras para nosotros mismos.
Se puede aplicar conceptos como el ciclo de Demming para ir mejorando el proceso a nuestro criterio.
Ciclo de Demming PDCA
Importante
La mejor inversión de tiempo y esfuerzo es la que inviertas en mejorar la administración de tu tiempo. El día a día, las interrupciones de lo «urgente» hacen que sea difícil seguir tus objetivos y enfocarte en lo que realmente se quiere.
